Bintella

Datenschutzerklärung

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten ernst. Diese Erklärung beschreibt, welche Daten wir bei Besuch und Nutzung von Bintella verarbeiten, zu welchem Zweck und welche Rechte Sie haben.

1. Verantwortlicher

Bintella, Inhaber Sajad Shamel, Niederhoner Straße 15, 37269 Eschwege, Deutschland.
Telefon: +49 5651 2270800, E-Mail für Fragen zum Datenschutz: datenschutz@bintella.com.

2. Besuch der Website und der Anwendung

Beim Aufruf unserer Seiten verarbeitet der Server technisch notwendige Daten: die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Seite, den verwendeten Browser und das Betriebssystem sowie die Seite, von der aus Sie kamen. Diese Daten dienen dem sicheren Betrieb und der Fehlersuche (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, berechtigtes Interesse). Sie werden in Protokollen des Hosting-Dienstleisters für höchstens 30 Tage gespeichert und nicht mit anderen Daten zusammengeführt.

Schlägt in der Anwendung etwas fehl, halten wir das in einem Fehlerprotokoll fest: Zeitpunkt, welche Funktion betroffen war, Art und Meldung des Fehlers, die Kennung der Anfrage, die Kennung des Betriebs und – wenn jemand angemeldet war – die Kennung der Person, bei einem Fehler im Browser die Adresse der Seite; Ihre Eingaben und Inhalte nicht. Zweck sind die Fehlersuche und die Sicherheit der Anwendung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, berechtigtes Interesse). Die Fehlernummer, die wir Ihnen bei einem Fehler zeigen, verweist auf diesen Eintrag. Wir löschen die Einträge nach 90 Tagen.

Wir setzen keine Werbe- oder Analyse-Cookies ein und binden keine Dienste zur Reichweitenmessung ein.

3. Konto und Anmeldung

Wenn Sie ein Konto anlegen, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Passwort (nur als nicht umkehrbarer Hash) und den Zeitpunkt der Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse. Zweck ist die Bereitstellung Ihres Kontos (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO).

Ihre Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen bei der Anmeldung halten wir als Nachweis fest: Zeitpunkt, Fassung und Prüfsumme des Wortlauts und die IP-Adresse. Nimmt jemand für einen Betrieb neue Nutzungsbedingungen in der Anwendung an oder widerspricht er ihnen (Einstellungen → Vertrag mit Bintella), halten wir ebenso fest, wer es war, für welchen Betrieb, welche Fassung mit Prüfsumme und wann – ohne IP-Adresse; bei einem Widerspruch bekommen wir eine Nachricht (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und c DSGVO: Abschluss und Nachweis des Vertrags). Personen, die den Betrieb bearbeiten dürfen, weist die Anwendung einmal in einem Fenster auf eine neue Fassung hin; schließt jemand es, merken wir uns an seinem Konto die Nummer der Fassung (nicht im Browser), damit es nicht wiederkommt (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO).

Zu jeder Anmeldung speichern wir den Zeitpunkt, die IP-Adresse, die Kennung des Browsers (User-Agent) und den ungefähren Ort der Anmeldung (Stadt und Land), den unser Hosting-Dienstleister aus der IP-Adresse ableitet; es wird kein weiterer Dienst dafür eingesetzt. Diese Angaben zeigen wir Ihnen unter „Einstellungen → Meine Geräte“, damit Sie fremde Anmeldungen erkennen und beenden können; sie dienen der Sicherheit Ihres Kontos (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, berechtigtes Interesse). Ein Name, den Sie einem Gerät selbst geben, wird ebenfalls gespeichert.

Dazu merkt sich der Browser Einstellungen der Oberfläche – etwa die zuletzt gewählte Ansicht des Kalenders, das zuletzt geöffnete Postfach (für die Zahl der ungelesenen Mails in der Seitenleiste), welche Mitteilungen schon als Meldung erschienen sind, welche Spalten eingeklappt sind, ob eine Liste als Liste, Kacheln oder Karte erscheint und – nur bis der Tab geschlossen wird – die Stelle auf einer Karte (Ausschnitt, gesuchter Ort, Umkreis und die interne Kennung des gewählten Punkts) – in kleinen Cookies und im Speicher des Browsers, nur auf diesem Gerät und ohne Namen oder andere Inhalte; sie sind für die Bedienung, die Sie aufrufen, unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Für die Anmeldung setzen wir ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie. Es enthält nur eine zufällige Kennung, keine persönlichen Daten. Nach der Anmeldung fragen wir, ob das Gerät gespeichert werden soll: Auf einem gespeicherten Gerät bleibt die Anmeldung 30 Tage gültig, sonst 12 Stunden; das Cookie gilt genauso lange und wird beim Abmelden gelöscht. Ein abgemeldetes Gerät lässt sich zehn Minuten lang wieder anmelden („Rückgängig“); so lange bleibt sein Eintrag bestehen.

IP-Adresse, Browserkennung und Ort einer beendeten oder abgelaufenen Anmeldung löschen wir spätestens 90 Tage nach deren Ende. Danach bleibt nur, dass und wann eine Anmeldung stattgefunden hat.

Für Zugänge mit zweitem Faktor – Pflicht für jeden Zugang zur Zentrale, in der Bintella sich selbst verwaltet – speichern wir den Schlüssel der Authenticator-App verschlüsselt, zehn Notfallcodes nur als nicht umkehrbaren Hash und den Zeitabschnitt des zuletzt benutzten Codes, damit jeder Code nur einmal gilt. Zwischen Passwort und Code merkt sich der Browser höchstens zehn Minuten eine zufällige Kennung dieses halben Anmeldeschritts, nach dem Einrichten ebenso lange die Notfallcodes verschlüsselt, damit wir sie einmal anzeigen können. Zu jeder Anmeldung mit zweitem Faktor, zu seiner Einrichtung und nach fünf falschen Codes schicken wir eine E-Mail an die Adresse des Kontos (Zeitpunkt, Gerät, ungefährer Ort). Zweck ist die Sicherheit des Zugangs (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, berechtigtes Interesse).

Bestätigungen und Freigaben, die Sie in der Anwendung erteilen, halten wir mit Wortlaut und Zeitpunkt fest, damit beide Seiten sie nachweisen können (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und c DSGVO).

4. Nutzung durch Betriebe

Bintella wird von Betrieben (etwa Immobilienmaklern) genutzt, die darin Daten ihrer eigenen Kunden verarbeiten. Für diese Daten ist der jeweilige Betrieb verantwortlich; Bintella verarbeitet sie als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Wenn Sie Kunde eines solchen Betriebs sind und Fragen zu Ihren Daten haben, wenden Sie sich bitte an diesen Betrieb; wir unterstützen ihn bei der Beantwortung.

Für die Betreuung der Betriebe, die Bintella nutzen, führen wir selbst eine Kundenverwaltung (die „Zentrale“). Darin stehen je Betrieb Name, Rechtsform, Anschrift des Hauptsitzes, Telefon, E-Mail-Adresse, Internetseite sowie Register- und Steuerangaben, wie der Betrieb sie in Bintella hinterlegt hat, und je Person in seinem Team Vor- und Nachname, die E-Mail-Adresse ihres Kontos, Position oder Rolle und die erste geschäftliche Telefonnummer – nie private Angaben aus dem Team, nie Kunden, Objekte oder E-Mails der Betriebe. Hat eine Person ihr Profilfoto freigegeben und nennt der Wortlaut ihrer Freigabe unsere Kundenverwaltung (so jede Freigabe seit dem 10. November 2026), übernehmen wir eine kleine Fassung davon in ihren Eintrag (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO); widerruft sie die Freigabe, verlässt sie das Team oder entfernt sie das Foto, nehmen wir es spätestens nach 15 Minuten heraus. Diese Angaben gleichen wir alle 15 Minuten automatisch ab. Zweck ist die Betreuung des Vertrags und Mitteilungen zum Dienst, etwa zu Änderungen der Nutzungsbedingungen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO für den Betrieb, Buchst. f für die Personen in seinem Team – unser berechtigtes Interesse ist die Betreuung unserer Kunden). Scheidet eine Person aus dem Team aus, kennzeichnen wir ihren Eintrag als archiviert; löscht sie ihr Konto, löschen wir auch diesen Eintrag. Über die Nutzung werten wir in der Zentrale nur Zahlen aus – etwa wie viele Betriebe, Personen, Kontakte und Objekte es gibt und wann sich in einem Betrieb zuletzt jemand angemeldet hat –, nie Inhalte. Dort sehen wir auch das Protokoll der System-E-Mails (Abschnitt 6). Was in der Zentrale geändert wird, halten wir in einem Protokoll fest.

Dateien, die ein Betrieb hochlädt (etwa Bilder, Unterlagen, Ausweiskopien), speichern wir verschlüsselt bei einem Dienstleister in Deutschland (Abschnitt 5); jeder Betrieb hat dafür einen eigenen Schlüssel, den Bintella verwahrt. Ausweiskopien, die ein Betrieb nach dem Geldwäschegesetz aufbewahren muss, sind in Bintella gesondert abgelegt und lassen sich erst nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist löschen; löscht der Betrieb dann die Identifizierung, entfernt Bintella die Kopien endgültig. Jede Datei speichern wir nur einmal. Zeigt der Betrieb sie an weiteren Stellen (etwa eine Datei vom Objekt auch beim Mieter), halten wir nur diese Verknüpfung fest – mit der Person, die sie angelegt hat, und dem Zeitpunkt; sie macht die Datei niemandem zugänglich, der sie an ihrem eigentlichen Ort nicht sehen darf, und endet, wenn der Betrieb sie entfernt oder die Datei löscht. Damit eine Datei nicht doppelt liegt, vergleichen wir beim Hochladen eine Prüfsumme ihres Inhalts mit den Dateien, die die hochladende Person im Betrieb sehen darf. Jede Änderung an Dateien, Ordnern und ihren Orten zählen wir je Betrieb fortlaufend mit – welche Datei oder welcher Ordner, ob neu, geändert oder gelöscht, und wann, ohne Inhalt und ohne die handelnde Person –, damit sich die Dateien später mit den Rechnern des Betriebs abgleichen lassen; diese Liste bleibt, solange der Betrieb Bintella nutzt.

Für die Personen in seinem Team führt ein Betrieb Profile: geschäftliche Angaben (etwa Name, Position, Telefon und E-Mail), die er als Ansprechpartner nach außen nennt (etwa im Exposé), private Angaben (etwa Anschrift, Geburtstag und Notfallkontakt), die nur intern bleiben und die nur die Person selbst und wer im Betrieb das Recht dazu hat sehen und ändern, und seit wann die Person im Team ist (der Vertragsbeginn, den der Betrieb beim Einladen angibt und später ändern kann – nur intern). Ein Foto erscheint nach außen nur, wenn die Person es selbst freigegeben hat – seit dem 10. November 2026 mit einem Schalter („Foto freigeben“) für alles, was der Wortlaut einzeln nennt: Exposés und Angebote an Interessenten und Immobilienportale (beide nur, wenn der Betrieb Objekte führt), die Webseite des Betriebs, die eigene Signatur unter E-Mails und Briefen (unten), die Social-Media-Kanäle des Betriebs, Anzeigen, Flyer und andere Werbung, Schaufenster, Aushänge und Räume des Betriebs, Präsentationen sowie Visitenkarten, Namensschilder und Firmenausweise und die Weitergabe an uns für unsere Kundenverwaltung (oben, „Zentrale“). Den Wortlaut sieht die Person vor dem Freigeben; nach dem Hochladen eines Fotos fragt die Anwendung einmal danach, und erst ihr Klick auf „Freigeben“ oder auf den Schalter gibt die Einwilligung – nichts ist vorab eingeschaltet. Mit demselben Schalter widerruft sie jederzeit. Freigabe und Widerruf halten wir mit Wortlaut, Zwecken und Zeitpunkt fest (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO). Eine Freigabe von vorher gilt weiter für das, was ihr Wortlaut nannte (bis 1. November 2026 Exposés, Webseite und Portale, seit dem 21. Oktober 2026 auch die Signatur; vom 2. bis 9. November 2026 die einzeln gewählten Zwecke); kommt ein Zweck dazu, fragt die Anwendung einmal neu. Jede Person kann außerdem ihre Unterschrift für Briefe hinterlegen: auf dem Bildschirm gezeichnet – dann speichern wir nur die gezeichnete Linie, ohne Zeitpunkt und Druck und damit ohne biometrische Merkmale – oder als Bild (ein Foto oder Scan), dessen weißen Grund ihr Browser vor dem Hochladen durchsichtig macht und das wir verschlüsselt wie jede Datei speichern. Bintella setzt diese Unterschrift nur in Briefe und Dokumente des Betriebs, die sie selbst schreibt, und – wenn die Signatur des Betriebs sie zeigt – unter E-Mails, die in ihrem Namen hinausgehen; nie in die einer anderen Person, auch nicht auf Wunsch der Geschäftsleitung. Im Team sehen und ändern können sie nur die Person selbst und wer im Betrieb Profile im Team bearbeiten darf; nach außen geht sie nur als Teil eines solchen Briefs oder einer solchen E-Mail, und wer eine E-Mail bekommt, kann das Bild kopieren. Sie bleibt gespeichert, bis die Person sie entfernt oder das Team verlässt; gezeichnete Linien löschen wir dann sofort, ein Bild nach 30 Tagen im Papierkorb endgültig. Briefe, die vorher fertig wurden, bleiben, wie sie sind (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und f DSGVO).

Für E-Mails, die Bintella im Namen einer Person an Kunden sendet, und für das Ende ihrer Briefe legt der Betrieb unter „Smart Documents → Signatur“ (ohne Smart Documents unter „Einstellungen → Erscheinungsbild“) eine Signatur fest – je eine für E-Mails und für Briefe. Sie zeigt Angaben aus dem Team-Profil der Person, die schreibt: Name, Position, geschäftliche Telefonnummern und E-Mail-Adresse, ihr Foto nur, solange sie es dafür selbst freigegeben hat (sonst das Zeichen oder das Logo des Betriebs), und ihre eigene Unterschrift nur, wenn sie eine hinterlegt hat; dazu die Angaben des Betriebs (Firma, Anschrift, Internetadresse, Logo und die Pflichtangaben eines Geschäftsbriefs, Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO mit § 35a GmbHG und § 37a HGB, im Übrigen Buchst. f). Wer im Betrieb das Erscheinungsbild festlegen darf, sieht in der Vorschau die Signatur jeder aktiven Person im Team mit diesen Angaben und ihrem freigegebenen Foto – statt der Unterschrift einer anderen Person nur einen Platzhalter; jede Person sieht ihre eigene Signatur unter „Mein Profil“. Bilder der Signatur (etwa Foto, Logo, Zeichen oder der Name in Schreibschrift) gehen als Teil der E-Mail mit und werden nicht nachgeladen; beim Öffnen meldet die E-Mail darum nichts an Bintella oder Dritte zurück. Mit jeder gesendeten E-Mail speichern wir ihre Signatur, wie sie hinausging (Abschnitt 6). Für die Gestaltung der Signatur im Gestalter, ausgeblendete Hinweise und eigene Bilder gilt, was der nächste Absatz zum Briefpapier sagt; welche Signatur der Betrieb festgelegt hat, speichern wir, solange er Bintella nutzt.

Dokumente, die ein Betrieb in Bintella erstellt (etwa Briefe), setzt Bintella aus den Angaben zusammen, die der Betrieb dafür auswählt: aus seinen eigenen Angaben (Firma, Anschrift, Kontakt, Bankverbindung), denen der Person, die schreibt, und denen der Kontakte und Objekte, um die es geht (etwa Name, Anschrift und Anrede des Empfängers). Briefe stehen auf dem Briefpapier, das der Betrieb unter „Smart Documents → Briefpapier“ festlegt und anpasst – für den ganzen Betrieb oder je Geschäftsstelle: Es zeigt die Pflichtangaben eines Geschäftsbriefs (Firma mit Rechtsform, Sitz, Registergericht und -nummer und die Namen der Geschäftsführer oder Inhaber, wie der Betrieb sie unter „Vertretungsberechtigt“ angibt) und, solange der Betrieb sie nicht weglässt, Bankverbindung, Steuernummern, Bürozeiten, sein Logo, sein Favicon (das quadratische Zeichen des Betriebs, wo er es einsetzt – etwa als Wasserzeichen) und von Geschäftsführern, die im Team sind, Position, geschäftliche Telefonnummern und E-Mail-Adresse aus ihrem Team-Profil (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO mit § 35a GmbHG und § 37a HGB, im Übrigen Buchst. f). Gestaltet der Betrieb sein Briefpapier im Gestalter, speichern wir die Gestaltung je Entwurf (Lage, Schrift und Inhalt jedes Teils, eigene Fassungen) und – damit sich „Wie von Bintella“ zurücknehmen lässt – die Gestaltung davor; eigene Bilder, die er dafür hochlädt, speichern wir verschlüsselt wie jede Datei, und jeder im Betrieb kann sie sehen, weil sie in jedem Brief stehen können. Blendet jemand einen Hinweis auf Pflichtangaben auf eigene Verantwortung aus, halten wir an der Gestaltung und im Protokoll des Betriebs fest, wer das wann getan hat, damit der Betrieb nachvollziehen kann, wer so entschieden hat (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO); das bleibt, solange es die Gestaltung gibt. Für Kunden bestimmte Dokumente enthalten nie Angaben, die der Betrieb als intern führt. Passt ein Betrieb das Design seines Exposés an, bewahren wir jede gespeicherte Fassung mit Zeitpunkt und der Person auf, die sie gespeichert hat, damit der Betrieb nachvollziehen kann, welche Fassung wann galt.

Die Funktionen für Dokumente bauen wir seit dem 20. Oktober 2026 neu; den ersten Anlauf („Smart Documents (Entwurf 1)“ – Verträge, Protokolle und Bescheinigungen aus Vorlagen, alles „per Link“, Widerruf und Kündigung online) haben wir am 21. Oktober 2026 entfernt, mit allen Daten daraus. Was wir neu bauen, nehmen wir hier auf, sobald es da ist.

Briefe schreibt ein Betrieb so, wie sie gedruckt werden: auf seinem Briefpapier, an einen Kontakt – dann setzt Bintella dessen Name, Anschrift und Anrede ein – oder an eine Anschrift, die er selbst schreibt, wahlweise zu einem Objekt (dann auch Angaben zum Objekt), mit Ort, Datum, Betreff, Text und Gruß und der Person aus dem Team, die als Ansprechpartner im Brief steht und unterschreibt (Name, Position, geschäftliche Telefonnummer und E-Mail-Adresse aus ihrem Team-Profil und, wenn sie den Brief selbst schreibt, ihre Unterschrift) – am Ende des Briefs in der Signatur, die der Betrieb für Briefe festlegt (oben), mit ihrem Foto nur, wenn sie es dafür freigegeben hat. Was an einem Brief geschrieben wird, sichern wir laufend; im Protokoll des Betriebs steht dabei nur, wer wann daran geschrieben hat – je Sitzung einmal, ohne den Brief selbst. Ändern kann einen angefangenen Brief nur, wer ihn begonnen hat; sehen kann ihn außerdem, wer im Betrieb an dessen Geschäftsstelle die Kontakte sieht und, wenn ein Objekt genannt ist, auch das Objekt. Angefangene Briefe, an denen 30 Tage niemand geschrieben hat, verwirft Bintella; verworfene Briefe löschen wir 30 Tage danach endgültig, angefangene und verworfene Briefe an einen Kontakt, den der Betrieb endgültig löscht, sofort. Die genaue Anschrift eines Objekts zum Kauf setzt Bintella nicht in einen Brief an einen Kaufinteressenten, solange es mit ihm keine Provisionsvereinbarung mit freigegebener Anschrift gibt (außer das Objekt ist für Käufer provisionsfrei). Vorlagen für Briefe (Betreff, Text und Gruß mit Feldern, ohne Empfänger) speichert, wer im Betrieb Vorlagen bearbeiten darf; wir halten fest, wer sie angelegt und zuletzt geändert hat. Sie bleiben, bis der Betrieb sie entfernt – auch dann noch gespeichert, damit er sie zurückholen kann (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und f DSGVO).

Fertigstellen kann einen Brief nur, wer ihn begonnen hat. Dann wird aus „heute“ das Datum dieses Tages, und Bintella setzt den Brief als PDF, das genau so aussieht wie auf dem Bildschirm. Wir halten ihn unverändert fest – mit dem Inhalt, den eingesetzten Angaben (etwa Name, Anschrift und Anrede des Empfängers), dem Zeitpunkt und einer Prüfsumme des PDFs; im Protokoll des Betriebs und in den Aktivitäten der Kontakte und des Objekts, bei denen er liegt, steht, wer ihn wann an wen fertiggestellt hat, mit dem Betreff und wo er abgelegt ist. Das PDF speichern wir einmal, verschlüsselt wie jede Datei, unter dem Datum und dem Betreff (oder dem Namen, den die Person dafür wählt): Der Betrieb findet es beim Empfänger unter Dateien → „Schriftverkehr“ (den Ordner legt Bintella bei Bedarf an) – ist der Empfänger kein Kontakt, bei dem Kontakt, den die Person beim Fertigstellen dafür wählt –, ebenso bei weiteren Personen, die sie dazu wählt, und am Objekt des Briefs oder an einem Objekt, das sie dazu wählt; sehen kann es nur, wer den Brief sehen darf. Ein fertiger Brief ist die Kopie eines abgesandten Geschäftsbriefs, die der Betrieb in der Regel sechs Jahre aufbewahren muss, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem der Brief fertig wurde (§ 257 Abs. 1 Nr. 3, Abs. 4 und 5 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 3, Abs. 3 und 4 AO; Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO). Darum lässt er sich weder ändern noch verwerfen oder löschen, und sein PDF kommt nie in den Papierkorb; löscht der Betrieb den Kontakt oder das Objekt endgültig, bleibt der Brief und verliert nur den Verweis darauf (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO). Nach Ablauf der Frist löschen wir ihn auf Wunsch des Betriebs, spätestens mit allen übrigen Daten des Betriebs, wenn er Bintella nicht mehr nutzt.

Aufgaben, die ein Betrieb in Bintella führt, enthalten einen Titel, wahlweise eine Notiz, wann sie fällig sind (wahlweise mit Uhrzeit), für wen sie sind (eine Person oder eine Gruppe im Betrieb, wahlweise weitere Personen aus dem Team), an welchem Kontakt oder Objekt, wahlweise einen Ort, eine Liste des Betriebs, eine Priorität, ihre Reihenfolge und die Aufgabe, unter der sie steht, dazu, wer sie wann angelegt, erledigt oder entfernt hat. Dateien, die jemand an eine Aufgabe hängt, speichern wir verschlüsselt wie jede Datei bei unserem Speicher-Dienstleister in Deutschland (Abschnitt 5); sie sieht, wer die Aufgabe sieht. Sie bleiben, solange der Betrieb sie braucht: Entfernt sind sie nur markiert, damit der Betrieb sie zurückholen kann; endgültig gehen sie mit dem Kontakt oder Objekt, an dem sie stehen – an einem Kontakt auch mit der Geschäftsstelle, die sie führte, wenn der Betrieb diese mit allem entfernt (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und f DSGVO). Aufgaben an Kontakten oder Objekten im Papierkorb zeigt Bintella nicht mehr unter „Meine Aufgaben“.

Termine, die ein Betrieb im Kalender von Bintella führt, enthalten einen Titel, einen Anlass (etwa Besichtigung oder Notartermin – eingebaut oder vom Betrieb ergänzt), Beginn und Ende (wahlweise ganztägig und wahlweise mit einer Regel, nach der sie sich wiederholen), wahlweise einen Ort, eine Beschreibung und angehängte Dateien (verschlüsselt wie jede Datei bei unserem Speicher-Dienstleister in Deutschland, Abschnitt 5 – sie sieht, wer den Termin sieht), für welche Personen aus dem Team sie sind, wer sie angelegt hat, bis zu zwei Erinnerungen und wahlweise an welchem Kontakt oder Objekt sie stehen. Im Betrieb sehen die Personen mit dem Recht dazu auch die Kalender ihrer Kolleginnen und Kollegen – jede Person in einer Farbe, die für den ganzen Betrieb gilt; einen als privat markierten Termin sehen nur die Personen, für die er ist, und wer ihn angelegt hat. Je Person speichern wir, welche Kalender sie sieht und wie sie den Kalender eingestellt hat. Eine Erinnerung zeigt Bintella als Meldung, solange die Person Bintella geöffnet hat; eine Erinnerung per E-Mail senden wir von unserer eigenen Adresse an die E-Mail-Adresse ihres Kontos und halten fest, dass sie ging, damit keine doppelt kommt – mit dem Termin geht auch dieser Vermerk (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO). Die gesetzlichen Feiertage rechnet Bintella selbst aus dem Land der Hauptgeschäftsstelle; dafür geht nichts nach außen. Termine bleiben, solange der Betrieb sie braucht: Entfernt sind sie nur markiert, damit der Betrieb sie zurückholen kann; endgültig gehen sie mit dem Kontakt oder Objekt, an dem sie stehen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und f DSGVO). Jede Person kann ihren eigenen Kalender abonnieren: Bintella legt ihr dafür einen geheimen Link an (wir speichern ihn verschlüsselt und zum Wiederfinden nur als Prüfsumme), über den ein Kalender ihrer Wahl – etwa Google Kalender, Outlook oder der Kalender eines iPhones – ihre Termine abholt, nur zum Ansehen. Der Anbieter dieses Kalenders bekommt dann die Termine der Person: mit Titel, Ort, Anlass, Kontakt, Objekt und Beschreibung oder, wenn sie es so einstellt, nur die Zeiten, in denen sie belegt ist; er holt sie in eigenen Abständen ab. Wir merken uns dazu nur, wann zuletzt abgeholt wurde. Welchen Kalender die Person dafür nimmt, entscheiden sie und ihr Betrieb – mit Angaben zu Kunden nur einen geschäftlichen, für den der Betrieb einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung hat. Der Link gilt, bis die Person ihn widerruft oder einen neuen anlegt, und nur, solange sie zum Betrieb gehört und das Recht dazu hat (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; für die Angaben zu Kunden im Auftrag des Betriebs, Art. 28 DSGVO). Darüber hinaus gleicht Bintella mit Kalendern anderer Anbieter (etwa Google oder Microsoft) zurzeit nichts ab; bevor sich das ändert, steht es hier.

Termine kann eine Person im Betrieb auch aus einer Kalender-Datei übernehmen (etwa dem Export aus Google Kalender, Format .ics): Bintella liest die Datei nur, um die Termine anzulegen – Titel, Zeit, Ort, Beschreibung, Wiederholung und die E-Mail-Adressen der Gäste, über die es einen Kontakt des Betriebs zuordnet –, und speichert die Datei selbst nicht. Ein Zugriff auf das Konto bei Google findet nicht statt.

Bestätigt ein Betrieb einem Kontakt einen Termin per E-Mail, geht die E-Mail aus einem Postfach des Betriebs hinaus wie jede E-Mail aus Bintella (Abschnitt 4) – mit dem Termin (Anlass, Zeit, Ort, Objekt, mit wem; den Titel, den der Betrieb dem Termin gibt, sieht der Kunde nicht) und Knöpfen zu einer Seite, auf der der Kunde ohne Anmeldung bestätigt, absagt oder einen anderen Termin wünscht (wahlweise mit einem Wunsch in eigenen Worten), und mit einem Link, über den er den Termin in seinen eigenen Kalender übernimmt (als Datei oder bei Google Kalender – dorthin gehen die Angaben des Termins nur, wenn er selbst darauf klickt). Wir speichern dazu, an welche Adresse und wann die Bestätigung ging, was bestätigt wurde (Zeit und Ort), seine Antwort mit Zeitpunkt und Wunsch und den Code der Knöpfe nur als Prüfsumme; jede Antwort bekommt die Person, die bestätigt hat, als Mitteilung (unten), bei einer Absage oder dem Wunsch nach einem anderen Termin außerdem eine Aufgabe. 24 Stunden vor dem Termin erinnert Bintella den Kunden einmal per E-Mail aus demselben Postfach im Namen dieser Person – nicht nach einer Absage und nicht, wenn sich der Termin seitdem geändert hat (Automation „Kunden an Termine erinnern“, unten). Ändern sich Zeit oder Ort, kann der Betrieb dem Kunden die neuen Angaben per E-Mail mitteilen (mit dem, was bisher galt, und denselben Knöpfen); entfernt er den Termin, kann er ihm eine Absage per E-Mail senden – sie geht zehn Sekunden später hinaus und lässt sich bis dahin zurücknehmen. Diese Angaben gehen mit dem Termin (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO – der vereinbarte Termin; im Auftrag des Betriebs, Art. 28 DSGVO).

Mitteilungen zeigt Bintella einer Person im Betrieb auf der Seite „Mitteilungen“ und, solange sie Bintella geöffnet hat, als Meldung unten rechts – etwa wenn ein Kunde auf einen Termin antwortet (oben) oder ein Tippgeber seine Vergütung bekommen soll (unten). Eine Mitteilung enthält, was geschah, die Angaben, die es beschreiben (etwa den Namen des Kunden, den Zeitpunkt des Termins und seinen Wunsch in eigenen Worten), einen Verweis dorthin, den Kontakt oder das Objekt, um das es geht, und wann sie gelesen wurde; sehen kann sie nur die Person, für die sie ist. Ist niemand Bestimmtes zuständig, geht sie an die Geschäftsleitung des Betriebs. Mitteilungen löschen wir 90 Tage nach ihrem Entstehen – was sie meldeten, bleibt an seinem Ort (etwa die Antwort am Termin) – und sofort, wenn der Betrieb den Kontakt oder das Objekt endgültig löscht, um das es geht (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und f DSGVO; im Auftrag des Betriebs, Art. 28 DSGVO).

Zur Anschrift eines Objekts und eines Kontakts sucht Bintella die Lage (Breite und Länge) selbst – in Kartendaten aus OpenStreetMap, die wir in einem eigenen Speicher in Deutschland halten (Abschnitt 5); dafür verlässt keine Anschrift Bintella. Die Lage speichern wir am Objekt bzw. am Kontakt, mit der Angabe, ob sie zur Hausnummer oder zur Straße gefunden (beim Objekt auch: von Hand gesetzt) wurde, und zu welcher Anschrift sie gehört; ändert sich die Anschrift, sucht Bintella neu – beim Objekt sofort, beim Kontakt, sobald jemand die Karte der Kontakte öffnet, sonst im täglichen Lauf. Auf der Karte einer Liste zeigt Bintella den Personen im Betrieb, die diese Liste sehen dürfen, deren Einträge an ihrer Lage: Objekte, wo sie liegen, Kontakte, wo sie wohnen bzw. ihren Sitz haben, Suchaufträge in der Mitte der gesuchten Orte und Termine am Objekt oder an der Anschrift im Feld „Ort“ – die Lagen der Suchorte und Termine berechnet Bintella beim Anzeigen und speichert sie nicht. Sucht jemand auf der Karte einen Ort, kommen die Vorschläge aus dem Straßenverzeichnis und die Mitte des Orts aus denselben Kartendaten. Kartenbilder, Kartenkacheln und die Schriften der Karte lädt der Browser nur von Bintella – kein Kartendienst erfährt, wer welchen Ausschnitt ansieht (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und f DSGVO; im Auftrag des Betriebs, Art. 28 DSGVO). Die Kartendaten stammen von den OpenStreetMap-Mitwirkenden (Lizenz ODbL); darauf weist jede Karte hin.

Für Tippgeber – Kontakte, die einem Betrieb ein Objekt genannt haben – hält Bintella am Objekt fest, ob und welche Vergütung vereinbart ist (ein fester Betrag oder ein Anteil an der Provision; vorgeschlagen wird, was am Kontakt steht), wann der Tippgeber darüber per E-Mail benachrichtigt wurde und wann die Vergütung mit dem Verkauf oder der Vermietung fällig wurde. Die Benachrichtigung geht nur auf Wunsch des Betriebs hinaus, aus einem seiner Postfächer wie jede E-Mail aus Bintella (Abschnitt 6), mit dem Objekt und der Vergütung im Wortlaut der System-Mail „Bestätigung an einen Tippgeber“. Beim Verkauf oder bei der Vermietung bekommt der Betreuer des Objekts (und wer den Stand setzt) eine Mitteilung und der Betreuer die Aufgabe, die Vergütung auszuzahlen – mit dem Betrag, den Bintella aus der vereinbarten Vergütung und der Provision des Objekts ausrechnet. Die Angaben gehen mit der Zuordnung, dem Kontakt oder dem Objekt (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO – die Vereinbarung mit dem Tippgeber; im Auftrag des Betriebs, Art. 28 DSGVO).

Zu jedem Interessenten an einem Objekt führt Bintella für den Betrieb einen Stand (etwa „In Kontakt“, „Exposé erhalten“, „Besichtigt“, „Angebot abgegeben“, „Abgesagt“) mit dem Zeitpunkt und der Person, die ihn gesetzt hat; manche Stände setzt Bintella selbst (das Exposé ging per E-Mail hinaus, eine Besichtigung steht im Kalender). Bei einer Absage kann der Betrieb einen Grund aus einer festen Liste und eine Bemerkung (höchstens 500 Zeichen) festhalten. Jede Änderung steht im Verlauf von Kontakt und Objekt; die Bemerkung steht dort in der Beilage des Eintrags und wird mit dem Kontakt geschwärzt. Aus den Ständen rechnet Bintella für den Betrieb Zahlen je Objekt (Anfragen, Interesse, Absagen mit Gründen, Besichtigungen) – ohne Namen.

Das Webexposé (wenn ein Betrieb es nutzt): Ein Betrieb schickt einem Kontakt aus seinem Postfach einen persönlichen Link zu einem Objekt. Den Link kennt nur die Mail – Bintella speichert davon nur einen Fingerabdruck, und in der Ablage „Gesendet“ steht statt des Links ein Platzhalter. Auf der Seite hinter dem Link hält Bintella für den Betrieb fest, wann der Kontakt sie aufruft, welche Bilder er in voller Größe öffnet oder herunterlädt, welche Unterlagen er öffnet oder herunterlädt (die kleinen Vorschauen auf der Seite zählen nicht), seine Fragen und Bitten um Rückruf – nur, was bei einem Aufruf ohnehin bei Bintella ankommt, ohne IP-Adresse. Aufrufe durch Virenscanner und Vorschau-Dienste erkennt Bintella am Kennzeichen des Programms (User-Agent), das dafür geprüft, aber nicht gespeichert wird. Wie lange jemand auf der Seite bleibt oder was er liest, misst Bintella nicht; die Seite meldet nichts aus dem Browser. Der Betrieb sieht daraus eine Statistik je Kontakt: Besuche, Bilder, Unterlagen, Fragen und eine Einschätzung des Interesses aus den letzten 14 Tagen. Schließt er dort eine Provisionsvereinbarung, verlangt den sofortigen Beginn oder widerruft, speichert Bintella als Nachweis den Wortlaut seiner Erklärungen, die Fassungen der Texte mit Prüfsumme, den Zeitpunkt, seine IP-Adresse und seinen Browser, dazu seinen Namen und seine Kontaktdaten (Anschrift, E-Mail-Adressen, Telefonnummern), wie sie in diesem Zeitpunkt beim Betrieb stehen, von wem und an welche Adresse der Link ging, aus welchem Postfach und an welche Adresse die Bestätigung ging und eine fortlaufende Nummer der Vereinbarung je Objekt; der Nachweis ist unveränderbar und bleibt bis zum Ende der Verjährungsfrist (drei Jahre ab dem Ende des Jahres) – auch, wenn der Kontakt vorher gelöscht wird (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO). Die Bestätigungen an den Kontakt gehen aus dem Postfach des Betriebs, eine Mitteilung mit dem Nachweis als PDF von Bintella an die zuständige Person im Betrieb. Bilder, Unterlagen und die Karte der Lage kommen aus Bintella selbst; die Seite lädt nichts von fremden Diensten.

Die Seite des Eigentümers (wenn ein Betrieb sie nutzt): Ein Betrieb kann dem Eigentümer eines Objekts einen persönlichen Link schicken – aus seinem Postfach oder zum Weitergeben, etwa per Messenger. Es ist für dieses Objekt immer derselbe Link zu derselben Seite; damit jede Mail ihn tragen kann, speichert Bintella ihn neben einem Fingerabdruck verschlüsselt (wie die Zugangsdaten eines Postfachs, Abschnitt 4) – nie im Klartext und nie im Protokoll; in der Ablage „Gesendet“ steht statt des Links ein Platzhalter. Über die Seite dahinter macht der Eigentümer ohne Anmeldung Angaben zum Objekt (etwa Flächen, Baujahr, Räume, bekannte Mängel, seine Preisvorstellung), bestätigt Angaben des Betriebs und lädt Fotos und Unterlagen hoch – verschlüsselt wie jede Datei (Abschnitt 4), nicht veröffentlicht. Bintella hält das für den Betrieb als Vorschläge fest, bis eine Person im Betrieb sie übernimmt oder verwirft, und vermerkt, wann der Eigentümer die Seite zuerst und zuletzt geöffnet hat – ohne IP-Adresse. Für Vorschläge zur Anschrift fragt die Seite das Straßenverzeichnis von Bintella (Abschnitt 4, Karte) – ohne fremden Dienst. Bestätigt der Eigentümer am Ende seine Angaben „nach bestem Wissen und Gewissen“, speichert Bintella als Nachweis für den Betrieb den Wortlaut seiner Erklärung mit ihrer Fassung, alle Angaben zum Objekt in diesem Zeitpunkt, seinen Hinweis an den Betrieb, den Zeitpunkt, seine IP-Adresse und seinen Browser; die zuständige Person im Betrieb bekommt eine Mitteilung, der Hinweis steht als Notiz am Objekt. Der Nachweis ist unveränderbar und bleibt bis zum Ende der Verjährungsfrist (drei Jahre ab dem Ende des Jahres) – auch, wenn der Kontakt vorher gelöscht wird (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO). Über dieselbe Seite kann der Betrieb den Eigentümer bitten, den Makler- und Betreuungsauftrag zu erteilen, die Übergabe von Schlüsseln zu bestätigen oder Unterlagen hochzuladen (mit Frist). Erteilt der Eigentümer den Auftrag („Zahlungspflichtig beauftragen“), verlangt den sofortigen Beginn oder widerruft, speichert Bintella als Nachweis für den Betrieb den Wortlaut seiner Erklärungen, die Fassungen der Texte mit Prüfsumme, den Zeitpunkt, seine IP-Adresse und seinen Browser, dazu seinen Namen und seine Kontaktdaten, wie sie in diesem Zeitpunkt beim Betrieb stehen, und eine fortlaufende Nummer; der Auftrag mit Nachweis liegt als PDF beim Objekt, und die Bestätigung mit dem PDF – bei einem Widerruf die Eingangsbestätigung – geht aus dem Postfach des Betriebs an ihn. Bestätigt er die Schlüssel, speichert Bintella die Liste der Schlüssel, seinen Hinweis, den Zeitpunkt, seine IP-Adresse und seinen Browser und legt das Protokoll als PDF beim Objekt ab. Hochgeladene Unterlagen behandelt Bintella wie seine Fotos (oben). Was er hochgeladen hat, und die PDFs seiner Nachweise sieht der Eigentümer danach auf derselben Seite als seine Immobilienakte – bis der Betrieb sie beendet, längstens drei Jahre nach dem Abschluss (verkauft, vermietet oder zurückgezogen). Den Link kann der Betrieb jederzeit verlängern, beenden oder sperren; nach Ablauf der Frist für Angaben zeigt er nur noch die übrigen Bitten, die Akte und das Exposé des Objekts, wie Interessenten es sehen. Die Seite lädt nichts von fremden Diensten.

Suchaufträge, die ein Betrieb in Bintella führt, enthalten, was ein Kontakt sucht – Kauf oder Miete, Objektarten, Orte, einen Preis bis, Größen ab, gewünschte Merkmale, beim Kauf wahlweise die geplante Nutzung und den Stand der Finanzierung, bei Miete wahlweise die Zahl der Personen und Haustiere, einen Termin und eine Notiz –, dazu ihren Stand und bis wann sie gelten. Bintella gleicht sie mit den Objekten des Betriebs in Vorbereitung und Vermarktung ab – bei jedem Öffnen und nach jeder Änderung an einem Objekt –, zeigt die passenden mit Begründung und legt dem Betreuer eine Aufgabe an, wenn ein Objekt neu passt. Was der Betrieb zu einem Treffer festhält (angeboten mit Weg und Tag, die Rückmeldung des Kunden, ausgeblendet), bleibt beim Suchauftrag. Der Abgleich vergleicht nur Wünsche mit Objekten und bewertet keine Personen; wem ein Objekt angeboten wird, entscheidet der Betrieb. Bei Objekten vor dem Auftrag zeigt Bintella nur, wie viele Suchaufträge passen, ohne Namen. Ein Suchauftrag gilt die Zeit, die der Betrieb dafür einstellt (drei Monate, solange er nichts anderes festlegt); danach sucht er nicht weiter, bis jemand ihn als noch aktuell bestätigt. Suchaufträge gehen endgültig mit ihrem Kontakt (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und f DSGVO).

Ein Betrieb kann Automationen einrichten lassen – bis auf Weiteres richten wir sie auf seinen Wunsch für ihn ein; in der Anwendung sieht er, welche es gibt, ob sie an sind und was sie getan haben: Nach einem Ereignis in Bintella – etwa wenn der Stand eines Objekts wechselt – oder zu einem festgelegten Zeitpunkt führt Bintella Schritte aus, die vorher mit dem Betrieb als Satz festgelegt wurden (etwa den Stand eines Objekts setzen, einen Kontakt mit einer Rolle eintragen, eine Aufgabe anlegen, eine E-Mail vorbereiten) – im Namen und mit den Rechten der Person, die die Automation eingeschaltet hat. Dabei verarbeiten wir nur die Angaben zu Kontakten, Objekten, Aufgaben und Terminen, die der Betrieb ohnehin in Bintella führt; neue Daten werden dafür nicht erhoben, und eine Automation sendet nichts nach außen – eine E-Mail bereitet sie nur als Aufgabe vor, senden muss sie eine Person. Die einzige Ausnahme bauen wir selbst ein: Mit der ersten Terminbestätigung eines Betriebs richtet Bintella die Automation „Kunden an Termine erinnern“ ein, die Kunden 24 Stunden vor einem per E-Mail bestätigten Termin erinnert (oben bei den Terminen) – im Namen der Person, die den Termin bestätigt hat. Kontakte, die der Betrieb als „Nicht kontaktieren“ führt oder die der Werbung widersprochen haben, sprechen Automationen nie an; was eine Einwilligung voraussetzt (etwa die Bitte um eine Bewertung), geschieht nur mit ihr. Zu jedem Lauf einer Automation halten wir fest, was ihn auslöste, woran (Objekt, Kontakt), welche Schritte er mit welchem Ergebnis ausführte und was sich davon zurücknehmen lässt, damit der Betrieb jeden Lauf nachvollziehen und zurücknehmen kann (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Diese Läufe löschen wir 24 Monate nach ihrem Beginn: So lange dauert ein Vorgang vom Auftrag bis zum Abschluss in aller Regel, und Fragen dazu kommen erfahrungsgemäß in dieser Zeit; was ein Lauf an einem Kontakt oder Objekt änderte, bleibt wie jede Änderung in dessen Verlauf. Ein Probelauf spielt eine Automation mit echten Angaben durch und nimmt am Ende alles zurück – gespeichert wird davon nichts. Automationen treffen keine Entscheidungen über Personen (Abschnitt 9); sie führen nur aus, was der Betrieb festgelegt hat.

Damit sich später belegen lässt, dass unsere Aufzeichnungen nicht verändert wurden, lassen wir täglich von einem Zeitstempeldienst bestätigen, wann sie so bestanden: Dafür geht eine einzige Prüfsumme über die jüngsten Glieder aller Ketten (Protokolle der Betriebe und Personen) an den Dienst – keine Inhalte und keine personenbezogenen Daten. Jeder Betrieb und jede Person bekommt nur den Weg von der eigenen Kette zu dieser Prüfsumme (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Den Dienst nennen wir hier, sobald er eingerichtet ist; bis dahin entsteht kein Zeitstempel außerhalb von Bintella.

5. Dienstleister

Für den Betrieb setzen wir folgende Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten:

Bei Dienstleistern mit Sitz außerhalb der EU erfolgt die Verarbeitung in Rechenzentren in der EU; für den Zugriff aus einem Drittland sind die EU-Standardvertragsklauseln vereinbart.

6. E-Mails

System-E-Mails (etwa Bestätigungscodes und Einladungen) senden wir über unseren E-Mail-Dienstleister in Deutschland. Wenn Sie uns eine E-Mail schreiben, speichern wir sie zur Bearbeitung Ihres Anliegens (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und f DSGVO).

Zu jeder System-E-Mail halten wir in einem Protokoll fest, welcher Art sie ist (etwa „Bestätigungscode“, „Einladung ins Team“ oder „Erinnerung an einen Termin“), wann sie hinausging, ob der Versand gelang, bei einem Fehlschlag die Art des Fehlers (ein Kürzel wie „ETIMEDOUT“ für „Server nicht erreichbar“, nie den Inhalt der Meldung), die Zahl der Anhänge und für welchen Betrieb sie ging. Geht sie an eine Person mit Konto bei Bintella oder an jemanden, der in einen Betrieb eingeladen wird, halten wir dazu die Empfängeradresse und den Betreff fest – ein Code im Betreff ist dabei unkenntlich gemacht; nennt der Betreff Inhalte eines Betriebs (etwa den Termin bei einer Erinnerung oder Kunde und Objekt bei der Bestätigung eines Webexposés), nur die Empfängeradresse. Geht eine solche E-Mail im Auftrag eines Betriebs an dessen Kunden, halten wir nur Art, Zeitpunkt, Stand und Betrieb fest – keine Adresse und keinen Betreff. Den Text einer E-Mail speichern wir dafür nie. Zweck ist der sichere Betrieb von Bintella und die Antwort auf Rückfragen wie „Ist mein Code angekommen?“ (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO); einsehen kann das Protokoll nur der Betreiber in seiner Zentrale (Abschnitt 4), nach 90 Tagen löschen wir die Einträge.

Ein Betrieb kann seine Postfächer mit Bintella verbinden (Einstellungen → E-Mail): jede Person ihr eigenes Dienstpostfach, wer im Betrieb dazu berechtigt ist, auch gemeinsame wie info@. Dafür speichern wir die Adresse, die Server, den Anmeldenamen und das Passwort des Postfachs – das Passwort nur verschlüsselt und gebunden an Betrieb und Postfach; entschlüsselt wird es nur in dem Teil von Bintella, der sich mit dem Postfach verbindet, und niemand sieht es wieder, auch nicht im Betrieb. Bintella verbindet sich dafür mit den Servern des Anbieters, bei dem der Betrieb sein Postfach hat (etwa Strato); einen weiteren Dienstleister gibt es dafür nicht. Beim Verbinden und auf Wunsch prüft Bintella, ob Posteingang und Postausgang erreichbar sind – dabei wird nichts gesendet und im Postfach nichts geändert – und hält fest, wann das zuletzt geschah und ob es ging. Trennt der Betrieb ein Postfach, löschen wir das Passwort sofort; dass es verbunden war, bleibt im Protokoll des Betriebs (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und f DSGVO).

Ist ein Postfach verbunden, gleicht Bintella es im Auftrag des Betriebs mit sich ab: Beim Verbinden holt es alle Mails aus allen Ordnern (Posteingang, Gesendet, Entwürfe, Archiv, Spam und eigene Ordner), danach laufend die neuen und was sich geändert hat – etwa jede Minute, alle 20 Sekunden, solange jemand im Betrieb die Seite „E-Mail“ offen hat, und wenn jemand einen Kontakt öffnet. Von jeder Mail speichern wir das Original unverändert mit einer Prüfsumme, verschlüsselt wie jede Datei bei unserem Speicher-Dienstleister in Deutschland (Abschnitt 5) – mit einem eigenen Schlüssel je Mail, der sich nur mit dem Schlüssel des Betriebs öffnen lässt –, und in unserer Datenbank Absender, Empfänger, Betreff, Datum, Kennungen der Nachricht, den Text, die Liste der Anhänge (Name, Art, Größe, Prüfsumme), den Ordner und die Markierungen des Postfachs (etwa „gelesen“). Wer in den Mails vorkommt, bestimmen Absender und Empfänger: vor allem Kunden, Geschäftspartner und das Team des Betriebs. Im Postfach ändert der Abgleich nichts; was jemand im Betrieb in Bintella mit einer Mail tut – als gelesen oder ungelesen markieren, markieren, verschieben, löschen (in den Papierkorb des Postfachs), wiederherstellen –, geschieht auch im Postfach. Bintella führt keine Anhänge aus und ruft weder Links noch Bilder aus Mails ab. PDF, Bilder und Texte aus Anhängen kann jemand im Betrieb in Bintella ansehen: Die Seite zeigt sie in seinem Browser als Bilder der Seiten bzw. als Text, ohne etwas darin auszuführen. Vor Anhängen, die gefährlich aussehen (Programme, Skripte, Dateien, deren Endung nicht zum Inhalt passt, ZIP-Archive mit Passwort, Webseiten als Anhang), warnt Bintella; lädt jemand so einen Anhang nach der Warnung trotzdem herunter, halten wir im Protokoll des Betriebs fest, wer das wann mit welcher Datei getan hat, damit der Betrieb einen Schaden nachvollziehen kann (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Zeigt jemand eine Mail in Bintella an, entschärft die Seite sie vorher im Browser (ohne Skripte und Formulare); Bilder von außen lädt sie erst, wenn die Person „Bilder laden“ wählt – dann ruft ihr Browser sie beim Absender ab, der dabei ihre IP-Adresse und den Zeitpunkt erfährt. Links öffnen sich in einem neuen Fenster, ohne die Adresse der Seite mitzuschicken; vor einem Link, der verdächtig aussieht (sein Text zeigt eine andere Adresse, als er öffnet, er führt zu einer bloßen Zahlenadresse oder zu einer nachgemachten Adresse, oder die Mail ist Spam), fragt Bintella vorher und zeigt, wohin er führt – dafür liest die Seite die Links nur als Text. Wer im Betrieb welche Mails sieht, regelt der Betrieb: ein persönliches Postfach sieht nur, wem es gehört, gemeinsame, wer dazu berechtigt ist. Bintella ordnet Mails den Kontakten des Betriebs zu – über die E-Mail-Adressen in Absender und Empfängern, über den Verlauf (eine Antwort gehört zu denselben Kontakten wie die Mail, auf die sie antwortet) oder weil jemand im Betrieb sie von Hand zugeordnet hat; zu einer Firmenadresse ohne Kontakt schlägt Bintella den Firmenkontakt mit derselben Adress-Endung vor, zugeordnet wird er nur von Hand. Ordnet jemand eine Mail von Hand zu oder legt aus ihr einen Kontakt an, liest Bintella aus Absender und Signatur der Mail Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummern, Anschrift, Firma, Position und Internetseite als Vorschlag; in den Kontakt kommt davon nur, was die Person bestätigt. Ebenso lässt sich eine Mail einem Objekt zuordnen; Bintella schlägt eines vor, wenn seine Objektnummer in der Mail steht, und eine Antwort gehört zu denselben Objekten wie die Mail davor. Zugeordnete Mails stehen in den Aktivitäten des Kontakts oder Objekts – für alle im Betrieb, die ihn oder es sehen und Mails ansehen dürfen, aus einem persönlichen Postfach nur, solange die Person, der es gehört, das nicht auf „nur für mich“ stellt. Wozu eine Mail gehört, ermittelt Bintella bei jedem Anzeigen neu aus den Adressen; gespeichert wird nur, was jemand von Hand zugeordnet oder gelöst hat, mit Person und Zeitpunkt – so lange wie die Mail (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und f DSGVO). Mails sind Geschäftsbriefe, die der Betrieb in der Regel sechs Jahre aufbewahren muss, empfangene in der Form, in der sie ankamen (§ 257 HGB, § 147 AO): Darum behält Bintella eine Mail, auch wenn sie im Postfach gelöscht wird, bis der Betrieb sie in Bintella löscht; trennt er ein Postfach, holen wir keine neuen Mails mehr, die abgeglichenen bleiben. Mails, die nur im Spam-Ordner liegen, nehmen wir 30 Tage danach aus unserer Kopie (im Postfach bleiben sie); kommt eine wieder heraus, holen wir sie neu. Hat der Betrieb den Spamschutz an, prüft Bintella jede neue Mail im Posteingang, die nach dem Verbinden ankam: ob der Absender ein Kontakt des Betriebs ist, aus seiner eigenen Domain schreibt oder auf eine Mail des Betriebs antwortet, ob er echt ist – dazu fragt Bintella öffentliche Einträge der Absender-Domain im DNS ab (DKIM, SPF, DMARC); dabei verlässt nur der Name der Domain unsere Server –, ob die Mail Merkmale von Betrug trägt – Adressen, die denen des Betriebs, seiner Kontakte oder bekannter Firmen zum Verwechseln ähneln, Links, die etwas anderes zeigen, als sie öffnen, ein Name, der eine fremde Adresse oder jemanden aus dem Betrieb vorgibt, Antworten an eine fremde Adresse, gefährliche Anhänge; dazu vergleicht Bintella die Adressen der Mail mit den Domains des Betriebs und seiner Kontakte und mit den Namen im Team, liest Links nur als Text und Anhänge nur an ihren ersten Bytes, ruft nichts davon ab und öffnet nichts – und wie der Anbieter des Postfachs die Mail einstuft. Was danach Spam ist, legt Bintella in den Spam-Ordner des Postfachs, Newsletter mit Abmeldelink – wenn der Betrieb das will – in einen Ordner „Werbung“ (beide auch im Postfach); gelöscht wird nichts. Wie viele Mails in einer Woche oder einem Monat aussortiert wurden, zeigt Bintella dem Team als Hinweis in der Anwendung; ob die Person ihn weggeklickt hat, merken wir uns bei ihren persönlichen Einstellungen. Das Urteil steht mit den Gründen an der Mail; wählt jemand „Kein Spam“ oder „Ist Spam“ oder trägt der Betrieb einen Absender von Hand ein, merkt sich Bintella die Absenderadresse (oder ihre Domain) in einer Liste des Betriebs, bis der Betrieb sie entfernt (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO: Schutz vor Spam, Betrug und Schadsoftware). Hat der Betrieb die Funktion „Portalanfragen“ an, liest Bintella jede neue Mail im Posteingang, die nach dem Verbinden ankam und nicht älter als 14 Tage ist, darauf, ob sie die Anfrage eines Interessenten über ein Immobilienportal ist (ImmoScout24, immowelt, Kleinanzeigen – auch von jemandem im Betrieb weitergeleitet; von Hand lässt sich jede Mail so lesen): aus dem Text, den Feldern der Mail und einer mitgeschickten Datendatei (OpenImmo) liest es, was die anfragende Person dem Portal angegeben hat – Anrede, Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummern, Anschrift, Nachricht und, wenn das Portal es mitschickt, weitere Angaben wie Beruf, Haushaltseinkommen, Einzugstermin oder ob sie selbst Eigentümer ist –, und das Objekt an seiner Nummer. Ist das eindeutig, legt Bintella im Auftrag des Betriebs den Kontakt an (Herkunft: das Portal) oder findet den bestehenden – an seiner E-Mail-Adresse oder Telefonnummer mit passendem Nachnamen oder an gleichem Vor- und Nachnamen unter derselben Anschrift – und ergänzt neue Kontaktwege, ordnet ihm und dem Objekt die Mail zu, trägt ihn als Interessent am Objekt ein und legt für den Zuständigen die Aufgabe „Anfrage beantworten“ an; sonst stellt es das Gelesene an der Mail zum Prüfen hin – mit dem Kontakt, den es vermutet (etwa gleicher Name am selben Ort) –, und jemand im Betrieb entscheidet. Teilt das Portal mit, dass es der Person die Widerrufsbelehrung des Betriebs schon zugestellt hat, und schickt die Belehrung als Datei mit, legt Bintella beim Kontakt einen Nachweis dafür ab – den Zeitpunkt, den Satz des Portals, die Mail und eine Prüfsumme der Datei –, damit der Betrieb belegen kann, dass die Person belehrt wurde; der Nachweis bleibt, solange der Kontakt besteht (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c und f DSGVO). Mails, die der Spamschutz aussortiert hat, liest Bintella nicht von selbst als Anfrage. Das Gelesene speichern wir an der Mail, solange sie besteht; wie viele Interessenten über welches Portal kamen, zählt Bintella je Objekt (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und f DSGVO: die Anfrage bearbeiten, die die Person gestellt hat). Die Seite „Statistik“ zeigt dem Betrieb daraus und aus seinen Kontakten, Objekten, Aufgaben und Mails nur Zahlen – für den ganzen Betrieb, nie je Person im Team; dafür speichern wir nichts zusätzlich. Hat der Betrieb die Funktion „Angebote an Suchkunden“ an, kann er einen Kontakt um seine Einwilligung in Angebote per E-Mail bitten: Bintella schickt dann aus dem Postfach des Betriebs eine Mail mit festem Wortlaut und einem persönlichen Link, der 30 Tage gilt; bestätigt die Person auf der Seite dahinter, trägt Bintella die Einwilligung beim Kontakt ein. Wir speichern dazu die Adresse, den Wortlaut, wann angefragt und wann bestätigt wurde, wer angefragt hat und aus welchem Postfach – den Link selbst nur als Prüfsumme; die IP-Adresse speichern wir dafür nicht. So kann der Betrieb belegen, dass die Person eingewilligt hat (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c und f DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG); ohne Bestätigung gehen keine Angebote hinaus. Ein Angebot, das der Betrieb vorher schon für die Person ausgewählt hat, merkt Bintella vor (Objekt, Nachricht, Exposé und wer es vorgemerkt hat) und nennt es auf der Seite des Links; erst wenn die Person bestätigt, geht es im Namen dieser Person im Betrieb hinaus, und die Person sieht es gleich auf der Seite – ohne Bestätigung nie. Mit der bestätigten Einwilligung kann der Betrieb der Person passende Objekte per E-Mail anbieten: Die Mail geht aus seinem Postfach an die bestätigte Adresse – mit den Eckdaten und dem Titelbild des Objekts (nur, was für das Exposé freigegeben ist), dem Exposé als PDF, den Knöpfen „Passt – bitte melden Sie sich“ und „Passt nicht“ und „Abmelden“. Die Knöpfe führen auf eine Seite von Bintella; gespeichert wird erst, was die Person dort bestätigt: ihre Antwort mit Zeitpunkt und, wenn sie ihn nennt, dem Grund – bei „Passt“ wird sie Interessent am Objekt, und der Betrieb bekommt die Aufgabe, sich zu melden. „Abmelden“ (auf der Seite oder als Knopf im Mailprogramm) widerruft die Einwilligung sofort. Je Angebot speichern wir, an welche Adresse es ging, was angeboten wurde, wann und von wem – den Link nur als Prüfsumme; ob die Mail geöffnet oder ein Link nur angesehen wurde, erfassen wir nicht. Die Angaben bleiben, solange der Kontakt besteht. Nennt jemand eine Mail seines eigenen Postfachs „Privat“, nehmen wir sie sofort ganz heraus – Inhalt, Anhänge und Original – und holen sie nicht wieder; im Postfach bleibt sie. Die Mails verarbeiten wir im Auftrag des Betriebs (Art. 28 DSGVO), der sie für seine Geschäfte braucht (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b, c und f DSGVO); verbunden werden sollen nur Dienstpostfächer, deren private Nutzung der Betrieb untersagt.

Schreibt jemand im Betrieb in Bintella eine E-Mail – neu, als Antwort oder als Weiterleitung –, sendet Bintella sie im Auftrag des Betriebs über den Postausgang des Postfachs, aus dem sie geht (das eigene der Person oder ein gemeinsames wie info@), also über die Server des Anbieters, bei dem der Betrieb dieses Postfach hat; einen weiteren Dienstleister gibt es dafür nicht. Darunter setzt Bintella die Signatur, die der Betrieb für E-Mails festgelegt hat (neue E-Mails die ganze, Antworten die kurze; Abschnitt 4), wo sie fehlen die Pflichtangaben des Betriebs und bei Antwort und Weiterleitung den Text der E-Mail davor. Vorher prüfen wir, ob ein Empfänger – auch in Kopie oder Blindkopie – zu einem Kontakt gehört, den der Betrieb als „Nicht kontaktieren“ führt, auch zu einem gelöschten (über die gespeicherte Prüfsumme); dann geht die E-Mail nicht hinaus. Bis sie hinausgeht – zehn Sekunden, in denen die Person sie zurücknehmen kann, bei einer Störung einige Minuten –, liegt die fertige E-Mail verschlüsselt wie jedes Original (oben) bei unserem Speicher-Dienstleister; danach legen wir sie im Postfach unter „Gesendet“ ab, markieren bei einer Antwort die E-Mail davor dort als beantwortet, und sie kommt mit dem Abgleich wie jede Mail in unsere Kopie. Scheitert das Senden, bleibt sie dort, bis die Person sie erneut sendet oder verwirft. Wählt die Person „Später senden“, wartet die fertige E-Mail ebenso bis zur gewählten Zeit (höchstens ein Jahr) und ihr Entwurf bis dahin bei ihr, damit sie sie noch ändern kann. Wählt sie „Erinnern, wenn keine Antwort kommt“, sieht Bintella nach den gewählten Tagen nach, ob eine E-Mail eingegangen ist, die darauf antwortet; kam keine, legt Bintella ihr eine Aufgabe an (Betreff, Empfänger, wann gesendet) – am Kontakt des Empfängers, wenn es ihn gibt. Kommt eine E-Mail als unzustellbar zurück (ein Zustellbericht eines Mailservers, der sich auf eine E-Mail aus einem Postfach des Betriebs an genau diese Adresse bezieht), vermerkt Bintella das an der gesendeten E-Mail und an dieser Adresse bei jedem Kontakt, der sie hat – mit dem Grund, den der Server nennt; kommt wieder eine E-Mail von der Adresse, entfällt der Vermerk.Wer wann aus welchem Postfach an wen mit welchem Betreff gesendet hat oder senden wollte, halten wir für den Betrieb fest (im Protokoll des Betriebs und im Postausgang), den Text der E-Mail dort nicht (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und f DSGVO; im Auftrag des Betriebs, Art. 28 DSGVO).

Was jemand in Bintella schreibt und noch nicht gesendet hat, speichern wir laufend als Entwurf (Empfänger, Betreff, Text, Postfach) und legen ihn nach einer kurzen Pause im Postfach unter „Entwürfe“ ab – so ist er auch in Outlook und am Handy zu sehen; Entwürfe aus dem Postfach lassen sich in Bintella weiterschreiben. Jeder Entwurf gehört der Person, die ihn schreibt; andere im Betrieb sehen ihn in Bintella nur, wenn sie das Postfach lesen dürfen. Wird ein Entwurf gesendet, löschen wir die Fassung im Postfach und seinen Text in Bintella, sobald die E-Mail hinaus ist – geht sie nicht hinaus, kann die Person sie bis dahin noch einmal öffnen, ändern und erneut senden oder unter „Entwürfe“ ablegen; wird er verworfen, löschen wir Text und Fassung gleich; verschwindet ein Entwurf im Postfach, blenden wir ihn auch in Bintella aus (als gelöscht markiert, endgültig löscht ihn der Betrieb) – Entwürfe sind keine Geschäftsbriefe (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und f DSGVO; im Auftrag des Betriebs, Art. 28 DSGVO).

Anhänge einer E-Mail, die jemand in Bintella schreibt, kommen vom eigenen Gerät, aus den Dateien des Betriebs in Bintella oder – beim Weiterleiten und bei Entwürfen aus dem Postfach – aus der E-Mail davor. Eine Datei aus Bintella kann nur anhängen, wer sie sehen darf. Eine Datei vom Gerät laden wir beim Anhängen hoch und speichern sie verschlüsselt wie jede Datei (Abschnitt 4) bei der Person, die schreibt; andere im Betrieb sehen sie nicht. Ist die E-Mail gesendet (dann steht der Anhang in ihr, auch im Postfach unter „Gesendet“), der Entwurf verworfen oder der Anhang wieder herausgenommen, markieren wir die Datei als gelöscht – gehört sie zu keinem Entwurf (etwa weil das Fenster zuging, bevor er gespeichert war), nach einem Tag; nach weiteren 30 Tagen ist sie endgültig gelöscht. Anhänge empfangener E-Mails kann jemand im Betrieb mit einem Klick bei dem Kontakt oder Objekt ablegen, dem die E-Mail zugeordnet ist; dort liegt dann eine Kopie unter „Dateien“ wie jede hochgeladene Datei – mit derselben Sichtbarkeit und Löschung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und f DSGVO; im Auftrag des Betriebs, Art. 28 DSGVO).

Textvorlagen, die ein Betrieb für E-Mails anlegt, speichern wir für den ganzen Betrieb (Name, Betreff, Text mit Feldern). Setzt jemand eine Vorlage in eine E-Mail ein, füllt Bintella die Felder mit Angaben, die der Betrieb ohnehin führt: Anrede und Name des Empfängers aus seinem Kontakt (nur eines Kontakts, den die Person sehen darf), Angaben zum Objekt der E-Mail davor – nie seine genaue Lage –, Name und Kontaktangaben der Person, die schreibt, und die Angaben des Betriebs. Was davon in der E-Mail steht, sieht und ändert die Person vor dem Senden (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und f DSGVO; im Auftrag des Betriebs, Art. 28 DSGVO).

Automatische E-Mails eines Betriebs an seine Kunden sendet Bintella zurzeit als Erinnerung an einen Termin, den der Betrieb dem Kunden per E-Mail bestätigt hat (Abschnitt 4, bei den Terminen), beim Webexposé: die Freischaltung am Ende der Wartezeit und einmal eine Nachfrage zwei Werktage danach (Abschnitt 4, beim Webexposé), und auf der Seite des Eigentümers: die Bestätigung seines Maklerauftrags mit dem PDF und die Eingangsbestätigung eines Widerrufs (Abschnitt 4, bei der Seite des Eigentümers) – über das Postfach des Betriebs wie jede E-Mail aus Bintella. Links zu Dokumenten und Erinnerungen daran gehörten zum ersten Anlauf der Dokumentfunktionen und entstehen neu (Abschnitt 4). Sobald es sie wieder gibt, gilt: Bintella sendet sie im Auftrag des Betriebs; Absender ist der Name des Betriebs, Antworten gehen an die Person im Betrieb, die die E-Mail gesendet hat. Geht eine solche E-Mail im Namen einer Person hinaus, steht darunter die Signatur, die der Betrieb für E-Mails festgelegt hat (Abschnitt 4) – mit der Unterschrift der Person nur, wenn sie selbst sendet; System-E-Mails tragen keine. Vorher prüfen wir, ob der Betrieb den Kontakt als „Nicht kontaktieren“ führt; dann geht keine E-Mail hinaus. Damit der Betrieb nachweisen kann, was er wann an wen gesendet hat, speichern wir zu jeder solchen E-Mail Empfänger, Betreff, Text, die Anhänge mit Prüfsumme, den Zeitpunkt und den Stand der Zustellung sowie die E-Mail selbst als Datei – verschlüsselt wie jede Datei (Abschnitt 4); ein persönlicher Link ist in dieser Kopie unkenntlich gemacht, sodass ihn auch im Betrieb niemand sieht. Für diese E-Mails gilt dieselbe Aufbewahrung wie für Geschäftsbriefe. Den Dienstleister für ihren Versand nennen wir in Abschnitt 5, bevor die erste solche E-Mail hinausgeht.

7. Speicherdauer

Wir speichern Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck nötig ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten es verlangen. Kontodaten löschen wir nach Ende der Nutzung, sobald keine Pflichten mehr entgegenstehen; Nachweise über Bestätigungen und Freigaben und fertige Briefe der Betriebe bewahren wir für die Dauer der gesetzlichen Fristen auf (Abschnitt 4), Mails aus verbundenen Postfächern, bis der Betrieb sie löscht – Spam 30 Tage (Abschnitt 6), Mitteilungen an Personen im Betrieb 90 Tage (Abschnitt 4), das Protokoll der System-E-Mails 90 Tage (Abschnitt 6). Interne Ablaufdaten löschen wir nach kurzer Zeit: Hinweise, dass sich in einem Betrieb etwas geändert hat, nach 30 Tagen, Merker gegen die doppelte Ausführung einer Anfrage nach 7 Tagen und Zähler gegen zu viele Anmeldeversuche einen Tag nach ihrem Ablauf.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre Daten, auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit sowie das Recht, einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen zu widersprechen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Wenden Sie sich dafür an datenschutz@bintella.com. Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für uns ist: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden, https://datenschutz.hessen.de.

9. Keine automatisierte Entscheidung

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten.

10. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Jede neue Funktion und jeder neue Dienstleister wird hier aufgenommen, bevor er in Betrieb geht.

Diese Fassung ist nach bestem Wissen erstellt und wird von unserem Anwalt geprüft. Stand: 11. November 2026.