Nutzungsbedingungen

1. Geltungsbereich und Anbieter

Diese Bedingungen gelten für die Nutzung der Plattform Bintella, angeboten von Sajad Shamel, Niederhoner Straße 15, 37269 Eschwege, Deutschland (nachfolgend „wir“). Sie gelten für Betriebe, die Bintella für ihre geschäftliche Tätigkeit nutzen, und für die Personen, die in deren Auftrag oder als deren Kunden ein Konto führen.

2. Leistung

Bintella ist eine Software, die über das Internet bereitgestellt wird. Der Funktionsumfang ergibt sich aus der jeweils aktuellen Beschreibung in der Anwendung; welche Funktionen ein Betrieb nutzt, legt er in seinen Einstellungen fest. Wir entwickeln die Plattform laufend weiter und dürfen Funktionen ändern oder ergänzen, soweit die vereinbarte Leistung dadurch nicht wesentlich beeinträchtigt wird.

3. Konto

Jede Person führt genau ein Konto, das bei allen Betrieben auf Bintella gilt. Die Angaben bei der Registrierung müssen wahr sein. Das Passwort ist geheim zu halten; wer einen Missbrauch seines Kontos bemerkt, teilt uns das unverzüglich mit. Betriebe laden ihre Mitarbeiter über Einladungen ein und bestimmen deren Rollen und Rechte.

4. Pflichten der Nutzer

Die Plattform darf nur im Rahmen der geltenden Gesetze genutzt werden. Untersagt sind insbesondere das Einstellen rechtswidriger Inhalte, Eingriffe in die technische Infrastruktur, das Umgehen von Zugriffsbeschränkungen und die Nutzung zu Lasten Dritter. Für die Rechtmäßigkeit der Daten, die ein Betrieb in Bintella verarbeitet, ist der Betrieb verantwortlich. Das gilt auch für Logo, Favicon und Bilder, die er für sein Erscheinungsbild hochlädt (Briefpapier, Signatur, Exposé, das Zeichen im Reiter des Browsers): Dass er sie so verwenden darf, etwa an einem Logo, das ein anderer für ihn gestaltet hat, verantwortet der Betrieb.

5. Vorlagen und Dokumente – keine Rechtsberatung

Bintella stellt Vorlagen für Dokumente bereit (etwa für Briefe und das Exposé) und setzt Angaben aus der Anwendung darin ein. Diese Vorlagen sind Formulierungshilfen und Muster; sie ersetzen keine rechtliche, steuerliche oder sonstige fachliche Beratung im Einzelfall, und wir erbringen eine solche Beratung nicht. Ob ein Dokument für seinen Zweck geeignet, vollständig und rechtlich zutreffend ist, prüft und verantwortet der Betrieb, der es erstellt und verwendet. Das gilt auch für Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen: Sie entstehen aus den Angaben, die der Betrieb in Bintella hinterlegt hat. Gestaltet der Betrieb sein Briefpapier im Gestalter selbst, weist Bintella auf die Pflichtangaben seiner Rechtsform und auf Empfehlungen der DIN 5008 hin; diese Hinweise sind eine Hilfe, keine Prüfung des Einzelfalls. Ob sein Briefpapier alle Pflichtangaben trägt, verantwortet der Betrieb – auch wenn er einen Hinweis ausblendet oder das Briefpapier trotz offener Hinweise festlegt. Dasselbe gilt für die Signatur, die der Betrieb für E-Mails und Briefe festlegt: Die Pflichtangaben gelten auch für geschäftliche E-Mails (etwa § 35a GmbHG); jede Fassung für E-Mails trägt sie in einer kleinen Zeile, und der Gestalter weist auf fehlende hin. Trägt die Signatur nicht alle Pflichtangaben, setzt Bintella die Fußzeile mit den Angaben des Betriebs wie bisher unter die E-Mail. Ob seine E-Mails alle Pflichtangaben tragen, verantwortet der Betrieb – auch wenn er einen Hinweis ausblendet oder die Signatur trotz offener Hinweise festlegt. Wie eine Signatur in den E-Mail-Programmen der Empfänger aussieht, können wir nicht zusichern: Bintella baut sie so, dass gängige Programme sie zeigen (als Tabelle, Bilder in der E-Mail selbst); manche Programme zeigen Bilder erst nach einem Klick oder Fotos eckig.

Die Funktionen für Dokumente bauen wir seit dem 20. Oktober 2026 neu; den ersten Anlauf („Smart Documents (Entwurf 1)“) haben wir am 21. Oktober 2026 entfernt. Der Betrieb schreibt Briefe auf seinem Briefpapier – leer oder aus eigenen Briefvorlagen, die er in Ordnern ablegt; für diese Vorlagen gilt der Absatz oben. Ist ein Brief fertig, legt Bintella ihn als PDF ab – beim Empfänger unter „Schriftverkehr“; ist der Empfänger kein Kontakt, bei dem Kontakt, den der Betrieb dafür wählt, und auf Wunsch zusätzlich bei weiteren Personen und an einem Objekt – und bewahrt ihn unverändert auf, damit der Betrieb seine Pflicht erfüllen kann, Kopien abgesandter Geschäftsbriefe aufzubewahren (§ 257 HGB, § 147 AO); ändern oder löschen lässt er sich danach nicht mehr. Drucken und Absenden übernimmt der Betrieb; ob seine Aufbewahrung insgesamt den Vorschriften genügt (etwa die Verfahrensdokumentation nach den GoBD), verantwortet er.

Im Docu-Editor öffnet Bintella auch Word-Dateien (.docx) und wandelt sie dafür in sein eigenes Format um – auf unseren Servern, ohne fremden Dienst. Was sich dabei nicht übernehmen lässt (etwa Textfelder, Formen, Kommentare, nachverfolgte Änderungen, Formularfelder oder Makros), nennt die Anwendung beim Öffnen; es fehlt in der Datei, die der Betrieb danach speichert, ebenso Feinheiten der Gestaltung, die der Docu-Editor nicht kennt (etwa die Lage frei schwebender Bilder). Die vorige Fassung bewahrt Bintella auf, bis der Betrieb sie löscht. Auf Wunsch legt Bintella das Dokument, wie es im Docu-Editor steht, zusätzlich als PDF neben die Word-Datei – ebenfalls auf unseren Servern.

E-Mails, die jemand im Betrieb in Bintella schreibt (neu, als Antwort oder Weiterleitung), sendet Bintella im Auftrag und im Namen des Betriebs über dessen eigenes Postfach – über den Postausgang des Anbieters, bei dem der Betrieb es hat. Der Betrieb bestimmt Empfänger und Inhalt und verantwortet, dass er so schreiben darf; Kontakte, die er als „Nicht kontaktieren“ führt, schreibt Bintella nicht an. Ob eine E-Mail ankommt, entscheiden der Anbieter des Postfachs und die Server der Empfänger – das können wir nicht zusichern; scheitert das Senden, zeigt die Anwendung es an. Automatische E-Mails an Kunden des Betriebs sendet Bintella zurzeit nur als Erinnerung an einen Termin, den jemand im Betrieb dem Kunden per E-Mail bestätigt hat – 24 Stunden vorher, über das Postfach des Betriebs im Namen dieser Person; E-Mails zu Dokumenten entstehen neu. Sobald es sie wieder gibt, sendet Bintella sie im Auftrag und im Namen des Betriebs. Der Betrieb bestimmt Empfänger und Anlass und verantwortet, dass er seine Kunden so anschreiben darf; Kontakte, die er als „Nicht kontaktieren“ führt, schreibt Bintella nicht an. Jede solche E-Mail halten wir als Nachweis für den Betrieb fest. Dass eine E-Mail ankommt, können wir nicht zusichern; die Anwendung zeigt den Stand der Zustellung, soweit der Versanddienst ihn meldet.

Automationen richten wir bis auf Weiteres auf Wunsch des Betriebs für ihn ein, so wie er sie beschreibt; in der Anwendung sieht er, welche es gibt, ob sie an sind und was sie getan haben. Bintella führt nach einem Ereignis oder zu einem Zeitpunkt aus, was so als Satz festgelegt ist – im Namen und mit den Rechten der Person, die die Automation eingeschaltet hat; neue Automationen sind aus, bis jemand sie einschaltet. Ob eine Automation das Richtige tut (etwa den Stand eines Objekts setzt oder einen Kontakt mit einer Rolle einträgt), prüft der Betrieb in ihrem Verlauf und sagt uns, was anders sein soll; jeder Lauf lässt sich zurücknehmen, soweit nichts anderes inzwischen darauf aufbaut. Kontakte, die der Betrieb als „Nicht kontaktieren“ führt oder die der Werbung widersprochen haben, spricht eine Automation nicht an; nach außen sendet sie nichts – außer der Automation „Kunden an Termine erinnern“, die wir mit der ersten Terminbestätigung eines Betriebs einbauen und die er ausschalten lassen kann. Gelingt ein Schritt nicht, hält sie an und legt dem Betrieb eine Aufgabe an; dass ein Lauf zu einer bestimmten Zeit stattfindet, können wir nicht zusichern (der Lauf alle 15 Minuten kann sich verzögern).

Unterschriften, die Personen des Betriebs in ihrem Team-Profil hinterlegen (gezeichnet oder als Bild), setzt Bintella nur in Briefe und Dokumente ein, die die Person selbst schreibt, und – wenn die Signatur des Betriebs sie zeigt – unter E-Mails, die in ihrem Namen hinausgehen; nie in die einer anderen Person, auch nicht für die Geschäftsleitung; steht jemand anderes als Ansprechpartner im Brief, bleibt der Platz für die Unterschrift frei, und diese Person unterschreibt von Hand. Wer eine E-Mail bekommt, kann das Bild einer Unterschrift kopieren; ob seine Signatur sie in E-Mails zeigt, entscheidet und verantwortet der Betrieb. Fotos aus dem Team-Profil zeigt eine Signatur nur, solange die Person sie selbst dafür freigegeben hat. Eine so eingesetzte Unterschrift ist keine eigenhändige: Wo das Gesetz die Schriftform verlangt (§ 126 BGB, etwa bei der Kündigung einer Wohnung), genügt sie nicht – solche Schreiben unterschreibt der Betrieb auf Papier.

6. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Für die Daten seiner Kunden ist der Betrieb Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung; wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter. Dazu schließen wir mit jedem Betrieb einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Einzelheiten zur Verarbeitung stehen in unserer Datenschutzerklärung.

Für die Betreuung des Vertrags führen wir den Betrieb und die Personen in seinem Team in unserer eigenen Kundenverwaltung. Der Betrieb ist damit einverstanden, dass wir dafür seine Angaben als Unternehmen (Name, Rechtsform, Anschrift, Kontakt, Register- und Steuerangaben) und von den Personen in seinem Team Name, E-Mail-Adresse des Kontos, Position oder Rolle und die erste geschäftliche Telefonnummer verwenden – nur für die Betreuung und Mitteilungen zum Dienst, nie Daten seiner Kunden. Ein Profilfoto übernehmen wir nur, wenn die Person es selbst freigegeben hat (nächster Absatz).

Ob ihr Profilfoto nach außen erscheint, entscheidet jede Person im Team selbst – mit einem Schalter („Foto freigeben“) für alles: Gibt sie es frei, darf der Betrieb es überall nutzen und veröffentlichen, wo er sie als Ansprechpartner nach außen zeigt – in Exposés und Angeboten, auf seiner Webseite, in Immobilienportalen, in ihrer Signatur unter E-Mails und Briefen, in seinen Social-Media-Kanälen, in Anzeigen, Flyern und anderer Werbung, im Schaufenster und in seinen Räumen, in Präsentationen und auf Visitenkarten, Namensschildern und Firmenausweisen –, und wir zeigen es in unserer Kundenverwaltung. Den genauen Wortlaut sieht die Person vor dem Freigeben; wir halten ihn mit Datum und Uhrzeit fest. Sie kann die Freigabe jederzeit mit demselben Schalter widerrufen; danach verwendet der Betrieb das Foto nicht weiter und nimmt es heraus, wo es online steht, und wir entfernen es innerhalb von 15 Minuten aus unserer Kundenverwaltung. Ohne Freigabe erscheinen nach außen nur ihre geschäftlichen Angaben. Kommt eine neue Art der Verwendung hinzu, fragt die Anwendung die Person einmal neu. Dass er Fotos nur im Rahmen dieser Freigabe verwendet, verantwortet der Betrieb.

7. Verfügbarkeit und Wartung

Wir bemühen uns um eine hohe Verfügbarkeit, können eine ununterbrochene Erreichbarkeit aber nicht zusichern. Wartungsarbeiten kündigen wir, soweit möglich, vorher in der Anwendung an und legen sie in Zeiten geringer Nutzung. Wir sichern die Daten regelmäßig.

8. Entgelt

Während der Einführung ist die Nutzung für den ersten Betrieb unentgeltlich. Für weitere Betriebe vereinbaren wir das Entgelt vor Beginn der Nutzung in Textform; die Preise richten sich nach der Größe des Betriebs und dem Verbrauch zusätzlicher Leistungen. Die Rechnung wird monatlich gestellt.

9. Laufzeit und Beendigung

Die Nutzung kann von beiden Seiten mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende beendet werden. Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Nach der Beendigung kann der Betrieb seine Daten innerhalb von 30 Tagen in einem gängigen Format abrufen; danach löschen wir sie, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

10. Haftung

Wir haften unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit. Bei einfacher Fahrlässigkeit haften wir nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten und begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.

11. Änderungen dieser Bedingungen

Wir dürfen diese Bedingungen ändern, wenn dafür ein sachlicher Grund besteht, etwa eine geänderte Rechtslage oder neue Funktionen; das Verhältnis von Leistung und Entgelt ändern wir auf diesem Weg nicht. Änderungen teilen wir mindestens vier Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform mit – per E-Mail an die Chefs des Betriebs, mit dem Tag, ab dem sie gelten, und dem Weg zur neuen Fassung; bis dahin weist die Anwendung zudem in einem Fenster und auf der Startseite darauf hin. Zustimmen oder widersprechen kann der Betrieb mit einem Klick in der Anwendung (Einstellungen → Vertrag mit Bintella) oder in Textform. Widerspricht er nicht bis zum Tag vor dem Wirksamwerden, gelten die geänderten Bedingungen als angenommen; auf diese Folge weisen wir in der Mitteilung besonders hin. Widerspricht er, gelten für ihn die bisherigen Bedingungen weiter, und beide Seiten können den Vertrag zum Tag des Wirksamwerdens kündigen; der Zugang bleibt bis zum Ende des Vertrags bestehen, danach gilt Abschnitt 9. Jede Fassung bewahren wir mit Nummer und Prüfsumme auf.

12. Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Ist der Nutzer Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Gerichtsstand Eschwege. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

Diese Fassung ist nach bestem Wissen erstellt und wird von unserem Anwalt geprüft. Stand: 11. November 2026.